Deux catégories de comptes peuvent accéder à  « l’Espace Privé » du site : les comptes principaux et les comptes secondaires. A chaque compte est attribué une boîte aux lettres et un identifiant unique. 

Le compte principal :

C’est le compte créé initialement lors de l’inscription au service ASPOne.fr. C’est le compte principal qui ouvre les comptes secondaires. 

Le compte principal a des droits de supervision et d’administration sur ses comptes secondaires (modification, clôture). Il peut limiter les types de procédures utilisables par chaque compte secondaire ou les laisser autonomes. Il peut suivre l’envoi des messages de tous les comptes. 

Les comptes secondaires :

Les comptes secondaires permettent d’adapter la configuration en fonction d’une organisation géographique (multi-sites) ou d’une organisation de travail interne (par groupe de compétence ou secteur). Les comptes secondaires permettent alors de répartir les envois. 

Suivant l’organisation de votre entité, vous pouvez répartir l’ensemble de vos envois sur plusieurs comptes secondaires. Cela vous concerne plus particulièrement si votre entité est répartie sur plusieurs sites, si vous avez organisé votre travail par secteur fiscal/social/comptable ou enfin si vous vous êtes répartis les dossiers par groupes de compétences. Vous pouvez être ainsi amenés à créer un compte principal qui s’appellera durand@ASPOne.fr et des comptes secondaires de type nice.durand@ASPOne.fr ou fiscal.durand@ASPOne.fr ou groupe1.durand@ASPOne.fr

Notez que le portail ASPOne.fr vous offre la possibilité de créer 2 types de comptes secondaires :

1. Des comptes secondaires associés à une Boite Aux Lettres (BAL) : Ces comptes sont payants et peuvent être paramétrés dans un client de messagerie.
2. Des comptes secondaires SANS BAL : Ces comptes secondaires sont gratuits, illimités et ont les particularités suivantes :
   • Ne peuvent pas être paramétrés dans un client de messagerie ;
   • Tous les messages de services portail à destination de ce type de compte sont automatiquement redirigés vers le compte principal.

Exemple 1 : une entreprise multi-site, chaque site ou filiale gérant de façon indépendante l’envoi de ses télédéclarations. 

• Le Directeur Financier situé au siège social de l’entreprise possède le compte principal, lui permettant de contrôler l’ensemble des dossiers des filiales. Il décide d’ouvrir un compte secondaire pour chacune des filiales de l’entreprise.
• Au niveau de chaque compte secondaire, chaque Responsable Financier de filiale peut contrôler directement l’ensemble de ses dossiers mais ne peut avoir accès aux dossiers des autres filiales.

Le Directeur Financier de l’entreprise aurait tout aussi bien pu n’ouvrir qu’un compte principal et donner son mot de passe à chacun des Responsables Financiers de filiale. Dans ce cas, chaque Responsable Financier de filiale aurait eu accès, comme le Directeur Financier, à l’ensemble des dossiers concernant l’entreprise. 

Exemple 2 : une entreprise dont le service financier est organisé en deux secteurs : fiscal et social, chaque secteur gérant de façon indépendante l’envoi de ses déclarations. 

• Le Directeur Financier de l’entreprise possède le compte principal durand@ASPOne.fr , lui permettant de contrôler l’ensemble de l’activité des 2 secteurs.

  Il décide d’ouvrir un compte secondaire pour chacun des secteurs, et de limiter les droits de chacun de ces comptes à certaines fonctionnalités : droit DSN pour le compte secondaire du secteur social : social.durand@ASPOne.fr et droits EDI-TDFC + EDI-TVA pour le compte secondaire attribué au secteur fiscal : fiscal.durand@ASPOne.fr .

• Au niveau de chaque compte secondaire, chaque responsable de secteur peut contrôler directement l’ensemble de ses dossiers, mais ne peut avoir accès, ni aux dossiers de l’autre secteur, ni à l’ensemble fonctionnalités du service ASPOne.fr.