Pour un suivi optimal des déclarations envoyées, ASPOne.fr met à la disposition de ses abonnés différents outils : un suivi en ligne sur le site ASPOne.fr (espace privé) et des notifications envoyées par mail (horodaté et signé électroniquement) l’informant en temps réel des différentes étapes du traitement de ses déclarations et pouvant constituer une preuve opposable en cas de litige. En outre, un service d’Alertes évoluées, accessibles à tous, permet de compléter les outils standards de surveillance du portail afin de vous alerter au plus tôt de toute information pertinente mettant potentiellement en péril le bon déroulement d’une télé-déclaration.

Les notifications par mail

L’avis de dépôt signé

Dès réception d’un message de télédéclaration par le portail, celui-ci envoie au déposant un avis de dépôt daté et signé (ADS) confirmant que le message a bien été reçu et pris en compte par ASPOne.fr. L’avis de dépôt est un message important que le déposant doit conserver ; il pourra être utilisé en cas de litige. 

• Il est crypté pour assurer la confidentialité de l’échange.
• Il est signé numériquement attestant ainsi au déclarant qu’il a bien été émis par le portail ASPOne.fr.
• Il est horodaté par le portail (synchronisé avec une horloge atomique) générant des avis de dépôt fiables techniquement et juridiquement.
• L’avis de dépôt indique le numéro attribué par le portail au message et contient en pièce jointe le message intégral envoyé par le déposant. Ceci garantit que les télé-déclarations transmises n’ont pas été altérées ou modifiées lors de l’envoi.

L’avis de conformité syntaxique

Aussitôt l’ADS envoyé, le portail procède à un contrôle syntaxique du message reçu pour vérifier que les télédéclarations qu’il contient sont bien au format défini dans le cahier des charges de la téléprocédure correspondante. Le portail envoie alors (délai de quelques heures) au déposant un avis de conformité syntaxique daté et signé (ACS) mentionnant : 

• Le numéro attribué au message par le portail, mentionné dans l’ADS.
• Le nombre de déclarations reçues et traitées.
• Les télédéclarations rejetées par le portail car non conformes.
• Les télédéclarations conformes et donc transmises à leur(s) destinataire(s) (DGFiP, OPS, OGA…).

Cet ACS : 

• Est crypté pour assurer la confidentialité de l’échange.
• Est horodaté et signé numériquement.
• Contient en pièce jointe le(s) compte-rendu(s) au format EDI, généré(s) par le portail.
• Demande à l’utilisateur de prendre connaissance du détail des déclarations dans le suivi du portail (sur le site www.ASPOne.fr).

L’avis de retour signé

Dès réception d’un compte-rendu de traitement des déclarations par leur(s) destinataire(s), le portail envoie au déclarant un avis de retour signé (ARS). Il indique : 

• Le numéro attribué au message initial par le portail.
• L’acceptation ou le rejet par le(s) destinataire(s) de(s) déclaration(s).

Cet ARS : 

• Est crypté pour assurer la confidentialité de l’échange.
• Est horodaté et signé électroniquement.
• Contient en pièce jointe le(s) compte-rendu(s) au format EDI généré(s) par le(s) destinataire(s).

Le suivi Web

Le portail met à la disposition des entreprises un service de suivi des messages et des télédéclarations. 

Situé dans la partie « Espace Privé » du site aspone.fr, ce service permet, après introduction du code d’authentification, de consulter ses dossiers en cours, « clôturés » (c’est-à-dire dont le cycle de télétransmission est complet, accusé de réception compris) ou en anomalie. 

Le suivi peut être effectué suivant plusieurs critères de sélection : recherche sur une période d’envoi ou de déclaration, sur un numéro interne cabinet de dossier, sur un numéro SIREN ou SIRET, par compte secondaire pour un compte principal, etc…
La combinaison de plusieurs critères de sélection est également possible. 

Le résultat de la recherche peut être transféré dans un fichier au format xls ou txt pour un traitement en local. 

Le suivi des messages et des télédéclarations peut également être fait par votre logiciel si celui-ci le permet (interprétation des messages d’accusé de réception envoyés par le portail).